Wie funktioniert das?

E-Mail Archivierung

Mit unserer E-Mail Archivierung wird Ihnen eine Miet-Lösung angeboten, die eine revisionssichere E-Mil Archivierung ermöglicht. Wir speichern Ihre Mails nicht nur fälschungssicher ab, sondern sorgen auch dafür das Sie einen Zugang haben, den Sie jederzeit nutzen können. Egal ob 1, 2 oder 10 Jahre alte E-Mails. Dies ist auch gesetzlich so vorgeschrieben.
Alle ein und ausgehenden E-Mails werden automatisch im Hintergrund archiviert. Alle E-Mails werden automatisch 11 Jahre abgelegt. Sie haben wie gesetzlich vorgeschrieben keinen Einfluss auf den Prozess, denn die relevanten Prozesse laufen im Hintergrund. Eine Archivierung von Teilen des E-Mail Verkehrs oder Fehler werden hierdurch ausgeschlossen.

Indizierung und Suche

Abgelegte E-Mails werden automatisch indexiert.

Zugriff auf das Archiv

Einfach mit Ihrem Outlook per Plugin oder druch Ihren Webbrowser. Dabei ist das Archiv mit einem seperaten Passwort gesichert, sollte jemand Zugriff auf Ihre E-Mails erlangen, ist das Archiv vor den Blicken geschütz. Löschen kann es sowieso niemand.

Nutzerfunktionen des Archivs

Ihnen stehen folgende Funktionen im Rahmen des Archivzugriffs zur Verfügung: Durch die Indexierung ist eine effektive Suchfunktion innerhalb des Archivs möglich. Sie können auch weiteren Benutzern die Rechte zur Durchsuchung übertragen, so das mehrere Personen Zugriff haben. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn beide Benutzer noch über ein aktives Hosted Exchange-Postfach verfügen, ansonsten muss zur Einsicht der Revisor-Zugang verwendet werden. Nutzer können eigenständig E-Mails aus dem Archiv erneut an ihr Postfach zustellen. Der Administrator kann für Benutzer die Funktion freischalten, dass E-Mails durch Benutzer als„Privat“ markiert werden können. E-Mails, die als „Privat“markiert wurden, können nicht durch Administratoren eingesehen werden. Administratoren können im Kundencenter einen Zugang für Revisoren einrichten. Ein Exchange Benutzer kann als Revisor definiert werden. Dieser Zugang muss jeweils durch einenzweiten Benutzer freigeschaltet werden (Vier-Augen-Prinzip). Der Revisionszugang kann so eingestellt werden, dass er für eine Zeit aktiv ist, und dann deaktivert wird. Zum Beispiel für die Dauer einer Betriebsprüfung. Revisoren haben Zugriff auf alle EMails des vorab definierten Betrachtungszeitraums. Sie können E-Mails direkt im Kundencenter einsehen oder diese E-Mails in ihr Postfach zustellen lassen. Alle Zugriffe von Revisoren werden im System protokolliert. Sie können diese Protokolle einsehen und sich einen detaillierten Überblick über die Aktivitäten von Revisoren verschaffen, auch über eingesehene E-Mails.
11Jahre Speicherung

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Sichere Aufbewahrung

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